Gebruik een e-mailstap wanneer je kandidaten vanuit een campagne via e-mail wilt benaderen. Dit is vaak de basis van een campagne, omdat je hiermee een persoonlijk en schaalbaar eerste contactmoment opzet.
Een e-mailstap bestaat uit een verzendmoment, afzender, onderwerpregel, berichtinhoud en eventueel aanvullende instellingen zoals Cc, Bcc, variabelen of AI-prompts.
Waar je dit vindt
Open een campagne en voeg in de campagne builder een stap van het type E-mail toe.
In de e-mailstap stel je alle onderdelen van je bericht samen. Hier bepaal je wie de afzender is, wat de inhoud van de e-mail wordt en welke hulpmiddelen je gebruikt om het bericht te personaliseren, controleren en testen voordat het wordt verzonden.
Verzendmoment instellen
Bovenaan de stap kies je wanneer de e-mail moet worden verstuurd. Je kunt het bericht direct versturen zodra de kandidaat deze stap bereikt, of plannen na een aantal dagen of werkdagen.
Daarbij kun je ook een specifiek tijdstip kiezen. Zo bepaal je zelf of een opvolgmail bijvoorbeeld direct, na drie werkdagen of op een vast moment van de dag wordt verstuurd.
Controleer ook de tijdzone bij geplande stappen. De gekozen tijdzone wordt voor je campagne bewaard en bepaalt hoe NIXZ het ingestelde tijdstip interpreteert.
Afzender kiezen
Bij de adresregel Van kies je vanaf welk e-mailaccount het bericht wordt verzonden. Je kunt een al gekoppeld e-mailaccount selecteren of je Gmail- of Outlook-account koppelen wanneer er nog geen verzendaccount beschikbaar is.
Controleer altijd of het juiste account is gekozen voordat je de campagne activeert. De afzender bepaalt namelijk hoe de kandidaat je bericht ontvangt en waar een reactie terechtkomt.
Contactgegevens automatisch ophalen
In de campagne builder kun je aangeven of credits automatisch gebruikt mogen worden om contactgegevens op te halen voor kandidaten waarvoor nog geen e-mailadres beschikbaar is.
Dit is handig wanneer je een campagne wilt starten met een bredere selectie kandidaten, maar niet handmatig per kandidaat contactgegevens wilt opvragen. NIXZ probeert dan, afhankelijk van je instellingen en beschikbare credits, ontbrekende contactgegevens automatisch aan te vullen.
Onderwerp en bericht opstellen
Het onderwerp en de inhoud van je bericht bepalen grotendeels of een kandidaat je e-mail opent en erop reageert.
Kies een korte, duidelijke onderwerpregel die direct de nieuwsgierigheid van de kandidaat wekt. Schrijf de inhoud vervolgens alsof je de kandidaat persoonlijk benadert: een korte introductie, een duidelijke reden voor contact en een eenvoudige vervolgvraag werken vaak het best. Met variabelen kun je kandidaat- of vacaturegegevens automatisch toevoegen om je bericht persoonlijker te maken.
Houd je bericht eenvoudig en menselijk. Gebruik variabelen en AI-functionaliteiten als ondersteuning, maar controleer altijd of het eindresultaat natuurlijk leest.
Variabelen gebruiken
Je kunt variabelen gebruiken om je bericht persoonlijker te maken. In de onderwerpregel voeg je variabelen toe met het plus-icoontje. In de inhoud van het bericht gebruik je hiervoor de dropdown Variabele toevoegen.
Denk bijvoorbeeld aan variabelen zoals naam, functietitel, locatie of andere beschikbare profielgegevens. Wanneer de campagne is gekoppeld aan een vacature, kunnen ook vacaturegegevens worden gebruikt.
Gebruik variabelen alleen wanneer je zeker weet dat de gegevens beschikbaar en bruikbaar zijn. Zo voorkom je dat een bericht technisch klopt, maar onnatuurlijk leest.
AI-prompts toevoegen
Naast vaste tekst en variabelen kun je ook een AI-prompt toevoegen aan je e-mailstap. Daarmee laat je NIXZ een deel van het bericht genereren op basis van beschikbare context.
AI kan bijvoorbeeld gebruikmaken van informatie uit het kandidaatprofiel, zoals ervaring, vaardigheden of achtergrond. Is er bij het aanmaken van de campagne een vacature geselecteerd, dan kan ook de vacaturecontext worden gebruikt.
Dit helpt om berichten persoonlijker en relevanter te maken, zonder dat je voor iedere kandidaat handmatig een aparte tekst hoeft te schrijven. Controleer de gegenereerde tekst altijd voordat je de campagne activeert.
Je bericht verbeteren
Tijdens het schrijven kun je eventueel de Herschrijven functie gebruiken om tekst aan te scherpen of anders te formuleren. Met Spellingcontrole controleer je of de tekst netjes en foutloos is.
Gebruik deze functies als ondersteuning, niet als vervanging van je eigen controle. Kijk altijd na of toon, inhoud en context passen bij de doelgroep van je campagne.
Automatisch opslaan
Aanpassingen die je in een e-mailstap doet, worden automatisch opgeslagen. Je hoeft wijzigingen dus niet handmatig te bewaren. De opslagstatus in de builder laat zien of de laatste wijziging is verwerkt.
Wacht wel altijd kort tot je wijziging is verwerkt voordat je de campagne verlaat of test, zodat je zeker weet dat je met de laatste versie werkt.
Eerst testen, dan verzenden
Voordat je een campagne activeert, is het verstandig om je bericht te testen. Gebruik Verstuur test e-mail om te controleren hoe het onderwerp, de inhoud, variabelen en eventuele AI-tekst eruitzien in een echte e-mail. In de voorbeeldweergave kun je een kandidaat kiezen om te gebruiken in het voorbeeld en een e-mail adres kiezen waarop je het test bericht wilt ontvangen. De gekozen kandidaat krijgt geen bericht, alleen naar het ingevoerde e-mail adres wordt een test bericht verzonden.
Praktisch gebruik
Een goede e-mailstap voelt persoonlijk, maar blijft schaalbaar. Gebruik variabelen en AI-prompts om berichten relevanter te maken, maar houd zelf controle over de inhoud. Test je bericht altijd voordat je de campagne activeert, zeker wanneer je automatische contactverrijking of dynamische tekst gebruikt.